Son principal avantage est la réduction de la consommation
de papier. En diminuant l’utilisation du papier, la dématérialisation contribue à la préservation des ressources naturelles et à la réduction des déchets. Elle permet également d’améliorer l’efficacité des processus, en facilitant l’accès instantané aux informations numérisées, leur recherche et leur partage à distance. Cela conduit à une réduction des délais de traitement et à une augmentation de la productivité.

La dématérialisation favorise également la collaboration en permettant aux individus et aux équipes de travailler simultanément sur des documents, d’apporter des modifications en temps réel et de partager facilement des informations à travers des plates-formes numériques. Elle contribue à la sécurisation des données, car les documents numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité avancées, telles que le chiffrement et les accès restreints, réduisant ainsi les risques de perte ou de vol.

La dématérialisation permet également d’économiser de l’espace physique en éliminant la nécessité de stocker des documents papier volumineux. Les informations peuvent être archivées et conservées de manière plus efficace et moins encombrante sous forme numérique. Elle favorise en outre la mobilité et l’accessibilité. Les documents numérisés peuvent être consultés et utilisés à tout moment, depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, ce qui facilite le travail à distance et les déplacements professionnels.

La dématérialisation est également importante sur le plan
juridique, car de nombreuses réglementations et lois reconnaissent la validité des documents numériques, facilitant ainsi les échanges commerciaux et administratifs.